Samlingsforvaltning

Store plasskrevende samlinger har etter hvert gjort det nødvendig å skifte fokus fra innsamling til forvaltning. Gode eksisterende delsamlinger, plassproblematikk og uavklarte retningslinjer for innsamling gjør at oppsøkende innsamlingsvirksomhet i dag foregår i liten grad. Dette betyr imidlertid ikke at museet ikke tar imot gjenstander og fotografi. Alle henvendelser vurderes nøye av en inntaksgruppe, og ved inntak blir faktorer som komplettering av allerede gode delsamlinger eller mangler i samlingen vektlagt. Et eksempel på det siste er en godt dokumentert leketøysamling fra begynnelsen av 1900-tallet gitt til museet i 2009.

Alle gjenstander og fotografi blir tildelte identifikasjonsnumre, registrerte i en gjenstandsprotokoll og merka fysisk med identifikasjonsnummeret. Opplysninger vedrørende det enkelte objekt føres inn i en gjenstandsdatabase.  Pr. i dag 2012 er der til sammen ca. 60 000 gjenstander og fotografi registrerte i databasen.

Nyinnkomne gjenstander rengjøres og vurderes i forhold til tilstand. Enkelte gjenstander behøver ytterligere behandling før plassering i magasin eller utstilling. I museets magasin er klimaet regulert for optimale bevaringsforhold, og digitale loggere overvåker luftfuktighet og temperatur.

I sommerhalvåret pågår det kontinuerlig restaurerings og-vedlikeholdsarbeid av museets bygninger. Selv om antallet bygninger er noe redusert i løpet av de siste årene er vedlikehold og restaurering av bygningsmassen  ressurskrevende for et lite regionmuseum.

Museets samling kulturhistoriske fotografi er gjort tilgjengelig for publikum via nettstedet Digitalt Museum. Når det gjelder gjenstander vil man ofte oppleve en motsetning mellom ønsket om å ta vare på gjenstanden for framtidige generasjoner og ønsket om å la barn og voksne oppleve, ta på og kanskje bruke den. I enkelte tilfeller løses dette ved å benytte en gjenstand til formidling, mens en lik gjenstand er betryggende oppbevart i et klimaregulert magasin. I andre tilfeller er gjenstanden så unik at dette ikke lar seg gjøre. Gjenstander plassert i våningshus, som gjerne er uoppvarma om vinteren, er et eksempel på formidling på bekostning av bevaring.  Det er ikke ønskelig å bevare alle gjenstander i klimatilpassa magasin, men det er museets oppgave å være bevisst på konsekvensene av de valg som taes. En lik problemstilling møter vi i spørsmålet om bruken av museets verneverdige bygninger. Skal rom sperres av for å hindre slitasje eller skal bygningen benyttes til arrangement og formidling?

Gjenstander kan også hentes ut av magasinet for kortere perioder for å vises fram i temporære eller-vandreutstillinger. Nord-Troms Museum har i løpet av de siste årene produsert flere mindre gjenstandsbaserte vandreutstillinger der et av målene har vært å få vist fram gjenstander som til vanlig har sin plass i magasinet.

Nord-Troms museum har behov for bedre fasiliteter og økte personalressurser for registrering, fotografering og konservering av gjenstander og foto. Det er også ønskelig med flere spesialmagasin. Museet arbeider med en omfattende plan for samlingsforvaltning hvor en gjennomgang av og bevisstgjøring rundt eksisterende samling vil gjøre oss i stand til å ta gode avgjørelser med hensyn til innsamling, bevaring og bruk av gjenstander, fotografi og annet materiale.

Store samlinger byr på store utfordringer. I likhet med veldig mange andre museer i Norge har Nord-Troms museum betydelige utfordringer knytta til samlingsforvaltning. Samlinga er også det som skiller museet fra andre offentlige kulturinstitusjoner, og det er vår oppgave å forvalte den på best mulig måte.

Intervjusamlingen

Nord- Troms museum besitter flere intervjuer fra regionen. Opptakene er samtaler med enkeltpersoner som ble gjort på 80- og 90-tallet på kassetter. De fleste intervjuene er transkriberte, og endel er digitalisert for fremtidig lagring. Fra tid til annen får vi spørsmål om tilgang til disse intervjuene fra etterkommere, forskere og øvrig publikum.

Da intervjuene ble gjort var regelverket for personvern et helt annet enn det er i dag. Det ble ikke gjort noen avtaler om fremtidig bruk, formidling, arkivering e.l.

I dag sier regelverket sier at vi ikke uten videre kan dele intervjuene, verken til gjennomhøring, i egne utstillinger eller på nett.

I 2018 kom en ny lov om personvern. Den generelle grensen for publisering er satt til 100 år etter at informanten ble født. Selv om det er 100 år siden informanten ble født er det likevel ikke lov, eller ønskelig, å dele materiale der det kan foreligge sensitive opplysninger. Dette kan innebære navngiving og negative personkarakteristikker eller fortellinger om andres personlige egenskaper eller hendelser. Hensynet til de som ikke ønsker opplysninger om dem selv, familien og slekta offentliggjort, går foran ønsket til allmennheten om tilgang til personfortellinger om fortida.

Noen av intervjuene er klausulerte av informanten selv på tidspunktet intervjuet ble gjort, da er det dette som gjelder.

Forskere og etterkommere av informanten kan likevel få tilgang til å lese/høre på intervjuene. Da må de skrive under en taushetserklæring, og vi må vite med hvilken hensikt innsyn ønskes. Intervjuene skal heller ikke da brukes eller deles offentlig, hverken i sin helhet eller i bruddstykker. Det er heller ikke lov å ta kopier, opptak, bilder av materiale eller annet. Om dette gjøres, er det brudd mot Personopplysningsloven og vil bli fulgt opp av Datatilsynet. Fra etterkommere vil vi forespørre om skriftlig samtykke til å bevare og eventuelt tilgjengeliggjøre intervjuet for framtiden.

Intervjusamlingen til Nord-Troms museum har stor verdi, og er kilde til kunnskap om mange temaer fra vår fortid og historie. Det er et mål for oss å gjøre lydsamlingen mer tilgjengelig, særlig for etterkommere, slekt og forskere. Dette er en svært omstendig prosess, men vi er nødt til å følge regelverk for personvern og åndsverk. Vi har i de seneste år arbeidet med digitalisering av intervjuene til MP3 format, for bedre bevaring. Dette arbeidet vil vi fortsette med til alt lydmateriale er ivaretatt. Videre vil vi som arkiverer, gjerne i samarbeid med etterkommere der det er mulig, vurdere innhold av personsensitive opplysninger før vi lagrer lydmaterialet i databasen Primus. Da kan alle få tilgang til katalog over materialet gjennom nettstedet Digitaltmuseum.

Digitalarkivet har en veldig god veileder om lovverk og praksis omkring persondata og publisering av dette her: https://www.digitalarkivet.no/content/sperret-innhold-i-digitalarkivet